一、签字场地布置
举行签约仪式的场地，一般参加签约仪式的人员规格、人数多少及协议中的内容重要程度来确定。一般选择在客人锁住的宾馆、饭店、或东道主的会客厅、洽谈室。无论选择在何处举行，都应该征得对方的同意。
签字场地的布置，一般是在签字厅内设置长方桌作为签字桌，桌面覆盖深绿色台布，桌后放置两张椅子作为双方签字人座位，主左客右。
座位前陈列各自保存的文本，上端分别放置签字时使用的文具，如签字笔、吸墨器等。如与外方签署协议或合同，还应将各自的国旗布置在该方签字者得正前方。如签署多边行协议时，各方国旗则应依 一定的礼宾顺序插在各方签字者得身后。
二、协议文本的准备
谈判结束后，双方应组织专业人员按谈判达成的协议作好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印或单位公章等。作为东道主，应为文本的准备工作提供准确、周到、快速、精美的方便条件和服务。
三、签约人员的安排
在举行签约仪式之前，有关各方应预先确定好参加签约仪式的人员，并向其有关方面通报。客方尤其要将自己一方出席签约仪式的人数提前通报给主方，以便主方安排。
签字者得人选应视文件的性质来确定，可由最高负责人千，也可由具体部门负责人签，但双方签字人的身份应该大致对等。参加签字的有关各方事先还应该安排一名熟悉签约仪式详细程序的助签认，并商定好签字的有关细节。
其他出席签约仪式的陪同人员，基本上是双方参加谈判的全体人员，按一般礼貌做法，人数最好大体相等。为了表示重视，双方可对等邀请更高一层的领导人出席签约仪式。
四、安排坐席
主办方安排好双方签字人的位置，在正式签署合同时，各方代表对于礼遇均非常在意，因而商务人员对于在签约仪式上最能体现礼遇高低的座次问题，应当认真对待。
一般来讲，东道国或东道主签字人的位置应于签字桌的右侧，客方签字人的座位位于签字桌的左侧。双方的助签人员分别站在各方签字人的外侧，其任务是帮助翻揭待签文本，向签字人指明签字处。双方其他参加签约仪式的人员应分别按一定的顺序排列于各方签字人之后。
也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或者自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后，当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行、或四行。原则上，双方随员人数应大体上相近。
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